DMS – DokumentenManagement-System

Was ist DMS?

Dokumentenmanagement, oft auch als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet, ist ein Software Gewohnt anzur Speicherung, Verwaltung, und verfolgen elektronische Kopien einzelner elektronischer Dokumente und gescannter papierbasierter Informationen. Das System verwaltet und speichert diese Dokumente in verschlüsselter Form auf seinem eigenen Server.

Für was wird DMS verwendet für?

Es ermöglicht mehreren Benutzern gleichzeitig den Zugriff auf dieselben aktuellen Dokumente. Es macht physischen Speicher überflüssig, was die Kosten und den Zeitaufwand für die Suche in Aktenschränken reduziert.

Warum die Entwicklung von Dokumentenmanagementsystemen wichtig ist?

Kundenmanagement

Ein CRM organisiert alle Daten im Zusammenhang mit Kundenbeziehungen an einem Ort und stellt sicher, dass alle Daten unserem gesamten Team von überall, jederzeit und von jedem Gerät aus zur Verfügung stehen. Die Daten können aus verschiedenen Quellen importiert werden, so dass wir die Möglichkeit haben, das System mit unseren E-Mail-Clients oder Telefonen zu verbinden, und sogar die Daten derjenigen Leads, die von einer Webseite / Newsletter an -Kampagne kommen, können darin verarbeitet werden.

Benutzend eines Kundenbeziehungs-Management-Systeme, Diese kann in einer Timeline-Anzeige eingesehen werden, die deutlich macht, wer für welche Aufgabe zuständig ist und auch die Übergabe von Aufgaben erleichtert (z.B. wenn eines unserer Teammitglieder im Urlaub ist). Dies kann in einer Zeitleiste dargestellt werden, aus der hervorgeht, wer für welche Aufgabe zuständig ist, und die auch die Übergabe von Aufgaben erleichtert (z. B. wenn ein Teammitglied im Urlaub ist).

Zusätzlich, Wir werden über jede Aufgabe benachrichtigt, so dass wir definitiv keinen Kunden oder eine Aufgabe vergessen werden, und wir werden auch nicht mit der Kommunikation verzögert.

Fallstudie, Beispiel

Wir eingeführt ein Dokumentenablagesystem für ein Unternehmen eingeführt, das Hunde verkauft. Zuvor, die Ablage von Dokumenten war für sie keine Lösung, da sie spezielle Luftfrachtbriefe bearbeiten mussten. Thus, Wir haben ein einzigartiges System für sie entwickelt, das in der Lage ist, zwischen verschiedenen Arten von Frachtbriefen zu unterscheiden und durch die ordnungsgemäße Verwaltung der Prozesse richtig, gibt an welche Art von Dokument für welches Projekt noch fehlt.

Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen

Der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen vereinfacht und beschleunigt das Massenmanagement von Dokumenten erheblich, die auf einem privaten Server stattfindet und absolut sicher ist, da wir den Schutz der Daten durch die Anwendung der fortschrittlichsten Verschlüsselungstechnologien gewährleisten.

Es ist wichtig dass ein gut funktionierendes DMS nicht etwas ist, das bereits vorher gemacht wurde, sondern eine völlig einzigartige, maßgeschneiderte Anwendung, da es äußerst wichtig ist, die spezifischen Bedürfnisse und Funktionen eines Unternehmens vollständig zu erfüllen.

Verwalten von benutzerdefinierten Massendokumenten

Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es uns, eine transparente und flexible Aufzeichnung unserer Dateien zu führen. v, und digitale Materialien können von nahezu jeder Plattform auf unser System übertragen werden, so dass alles an einem überschaubaren Ort gespeichert Lage. durch einzigartigee und massenhafte Ablage können wir sie automatisch in unserer Datenbank erfassen, wo wir sie später jederzeit, überall und von jedem Gerät aus in Sekundenschnelle über die Suchfunktion oder verschiedene Filter wiederfinden können.

Der Lebenszyklus von Dokumenten wird vollständig nachvollziehbar: Wir erhalten immer genaue, aktuelle Informationen über den Status des Dokuments, bei wem es sich befunden hat, ob es geändert wurde und welche die neueste Version ist.

Benutzend DMS haben wir auch die Möglichkeit, Aufgaben zu verfolgen. Wir können unseren Kollegen geplante Aufgaben zuweisen, so dass sie automatisch benachrichtigt werden, so dass niemand eine ihrer Verpflichtungen verpasst.

Verschlüsselung

Es ist nicht notwendig, sich um die Übertragung von Daten zu kümmern, wie dank des Fernzugriffs können wir über die passwortgeschützte Schnittstelle von überall auf die Datenbank unserer Dokumente zugreifen. Wir kann können unseren Mitarbeitern verschiedene Rechte, sodass jede Person nur Zugriff auf die relevanten Funktionen und Daten hat. Aktivitäten im System werden in einem unveränderlich Ereignisprotokoll aufgezeichnet, in dem Sie genau sehen können, wer was wann getan hat.

Verwaltung von Sonderdokumenten

In vielen Fällen, Wir müssen auch in der Lage sein, spezielle Dokumente zu speichern und zu verwalten (z. B. eine Flughafentransportaufzeichnung, wie sie in der Fallstudie zu finden ist), daher ist es äußerst wichtig, dass das DMS individuell ist, auf die Bedürfnisse unseres Unternehmens zugeschnitten, so dass Dokumente mit spezifischen Parametern verarbeitet werden können.

OCR

Dank moderner Technik, Es sind jetzt Dienste verfügbar, mit denen papierbasierter Text massenhaft konvertiert und in elektronischen Text gescannt werden kann. OCR, or Optical Character Recognition, ist ein Dienst, mit dem Sie Text aus einem gescannten Dokument lesen und verarbeiten und organisieren könne.

Zum Beispiel, durch wir eine Papierrechnung scannen, können wir den genauen Gesamtbetrag ohne menschliches Zutun ermitteln. OCR kann somit eine vorausschauend Ergänzung zu Dokumentenmanagementsystemen sein.

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Empfohlene Dienstleistungen

Strategische Beratung

Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, können Sie sich gerne an uns wenden, um eine strategische Beratung in Anspruch zu nehmen. Unsere geschulten Mitarbeiter helfen Ihnen gerne, die beste Entscheidung zu treffen.

Server hosting

Neben der DMS-Entwicklung ist unser gefragtestes Produkt eindeutig der Betriebsservice. Es stellt sich die Frage, welche Produktunterstützung unsere Kunden nach der Entwicklung und dem Kauf des Dokumentenmanagementsystems erhalten. Hierfür haben wir natürlich unseren Betriebsservice geschaffen.

Domain- und Serververkaufe

Wenn Sie ein entwickeltes System benötigen, möchten Sie es vielleicht veröffentlichen, richtig? In diesem Fall brauchen Sie einen Domainnamen und einige Server, auf denen Sie es hosten können. Glücklicherweise können wir Ihnen mit jedem Service, den Sie benötigen, helfen.

Website- und Portalentwicklung

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Entwicklung von Dokumentenmanagementsystemen